Wat moet er in je e-mailhandtekening?

Waarom moet ik een e-mailhandtekening?

Jij mailt mij of ik een gratis tekst voor jou kan schrijven. Je begint een Indiaas restaurant, bij mij om de hoek. Yes!

Dus het onmogelijke gebeurt: ik wil wel.

Maar ik moet een half uur zoeken naar je telefoonnummer voor ik ja kan roepen.

Dat is niet handig. Je maakt het me moeilijk, in plaats van makkelijk. Da’s niet gastvrij.

Marketing begint klein

Het begint bij elk individueel contact – zoals e-mail. Dus zet onder élke e-mail hoe ik je kan vinden.

Denk zelf even mee. Wat moet er in?

Allereerst: wat heb ik als ontvanger van jou nodig?

• Ik wil je terug kunnen mailen – maar daarvoor hoef ik alleen maar op reply te klikken. Een e-mailadres is dus niet nodig.
• Ik wil je terug kunnen bellen – je telefoonnummer moet er wel in.
• Ik wil je site bekijken – die moet er ook in. Als je er méér hebt, wil ik ze allemaal zien.
• Ben je iemand die klanten over de vloer krijgt? Dat is een adres ook handig. Een adres geeft je bovendien geloofwaardigheid – je bent een echt mens, dat ergens woont.

Wáár je woont geeft de ontvanger van je mail ook achtergrondinformatie over jou. Bij Barneveld heeft hij een ander beeld dan bij Blaricum.

Dus: minimaal je telefoonnummer en je website. Misschien je adres.

En dan: hoe wil jij voor de dag komen? Strak of wulps?

Wat is er allemaal mogelijk? Ik haal wat voorbeelden uit mijn eigen inbox.

1. Zonder plaatje, met  contactgegevens:

Een rustige handtekening met een automatisch blauw kleurende hyperlink. Je kunt meteen vinden wat je zoekt. Met een heldere ordening in twee blokjes, met de blauwe link als scheidsllijn

2. Zonder plaatje, met contactgegevens en reclame

3. Zonder plaatje, met contactgegevens en het laatste blog:

Ik begin me af te vragen of het gebruik van verschillende kleuren tekst in een e-mailhandtekening wel werkt. Tekstschrijver en webbouwer Oyen heeft drie blokjes informatie in zijn aftiteling: moet kunnen. Maar door de toevoeging van het rood lijken het er vijf. Ik merk dat ik geen aandrang voel om mijn oog erop te laten rusten. Te veel keus, dus te veel werk.

Het rood is het rood van zijn website (een prachtige, heldere site trouwens), maar legt de ontvanger van de e-mail wel dat verband?

4. Nóg meer kleur

Je hebt natuurlijk altijd mensen die overdrijven:

En die nóg meer overdrijven:

Bij mij roept zo’n lange handtekening alleen maar banner blindness op. Too much information.

5. Doen we er portretjes in, of niet?

Ik vind het fijn om te zien met wie ik mail.

Gezichten brengen een vleugje warmte in de electronische omgeving: hee, een mens. Want nu we vaker e-mailen dan bellen, horen we elkaars stem ook al niet meer.

Een foto van een gezicht brengt iemand dichterbij. Bovendien lezen we vanalles af aan gezichten.

Verkooptrainer Jan Roel van Rhee maakte zijn foto – met reclame voor zijn laatste boek – gewoon in Outlook:

6. Zet je liever je bedrijfslogo in je e-mailhandtekening?

Je bedrijfslogo in je e-mailfooter zetten is verstandig. Jammer alleen dat typografische logo’s zelden passen bij het lettertype van je mail:

Hoe doen de vormgevers onder ons het eigenlijk?

Daarvan heb ik er één mijn inbox. Vormgever Anja Brunt verzint slimme oplossingen:

Tadaaa. Zet een spatie tussen elke hoofdletter en het ziet er opeens sjiek uit. Zet een scheidslijntje tussen de naam van de zaak en de adresgegevens en je hebt structuur. Het lijkt bedrieglijk eenvoudig.

En wat zou usability-onderzoeker Bart van de Biezen met zijn handtekening doen? Iemand die wil dat de structuur zoveel mogelijk onzichtbaar is, zodat het gebruik als vanzelf gaat?

Inderdaad, simpeler kan bijna niet. Voor de zekerheid heb ik even nagevraagd wat zijn zakelijke handtekening is. Zijn antwoord:

Slim vormgegeven: met alle informatie in één blokje en de storende blauwe links op de onderste regel. Met als gevolg dat je zijn Twitter handle wel zelf moet intypen.

Bart vindt foto’s en logo’s dus verwarrend voor de ontvanger, omdat je op sommige schermen de plaatjes niet ziet, maar wel de naam en het ontbrekende bestand. Hij wil alleen letters.

Streng.

Wat bedoelt hij met de extra interactie die mailapplicaties moeten toevoegen? Hij mailt:

iOS herkent de telefoonnummers en kan ze direct gebruiken, waar ook ter wereld. De notatie +31 (0)… zou dat breken. Misschien is dat nu verbeterd. Vroeger was dat een probleem.

De labels zorgen er voor dat andere OSen (b.v. os x) zo veel mogelijk informatie meenemen zodra je een persoon toevoegt aan de contacten. Probeer maar met je muis over de handtekening te ‘hoveren’.

Verder ben ik ook een sterk voorstander van plain text, zodat elke gebruiker zijn eigen typografie kan instellen. Daarnaast zijn HTML mails overbodig groot, omdat ze elk bericht als rommelige HTML en(!) als platte tekst sturen. En uiteraard werkt platte tekst veel beter op mobiel.

Markdown is gebaseerd op mail-conventies, bijvoorbeeld ‘>’ is een quote en <http://www.apple.com> is een url die nooit afbreekt bij de ontvanger. Zou mooi zijn als mail applicaties markdown omarmen en typografisch verder gaan.

Aha.

Maar zelfs met alleen letters kun je lol maken:

En Peter Sims laat in een hilarisch stuk over esigs op Medium  zien hoe je kunt spelen met schriftelijke toevoegingen.

Conclusie: wat moet er in je e-mailhandtekening?

Zo weinig mogelijk. Duidelijkheid gaat vóór alles.

Wil je hem gebruiken voor wat branding?

Een kokette krul in een letter kan genoeg zijn

Een goed logo, een portret of een typografisch grapje roept een emotie op – je leest bescheidenheid, of kracht, of een gevoel voor schoonheid.

En hoe klein ‘ie ook is, die glimlach of dat gevoel krijgt je elke keer weer, als je een mailtje krijgt van diegene-met-die-goeie-smaak.

Ik durf trouwens te wedden dat dat effect sterker optreedt bij een plaatje dan bij platte tekst, die immers altijd binnenkomt in de standaardletters van jouw eigen e-mailprogramma.

Dus ik hou het bij dat standaardfont. Ik wil geen über-zakelijke uitstraling.

Ik ben niet corporate.

Ik hoef niks.

• Hoe maak je een emailhandtekening op je Mac?
• Hoe maak je een emailhandtekening op je PC?
• Hoe maak je een emailhandtekening op je iPhone?
• Hoe maak je een emailhandtekening in Android?